Processos e integrações
Grupo MPR
Indústria
O desafio
Os POPs viviam fora do GED, em pastas do Windows Explorer, com o controle de versão em planilhas mantidas filial por filial. Ninguém sabia com segurança qual revisão estava vigente nem onde estavam as cópias impressas.
O que fizemos
A AXIS construiu no Fluig o fluxo de elaboração, revisão e aprovação, com editor próprio, codificação automática pelo cadastro de área e filial, importação do Word preservando a numeração original e PDF oficial imutável no GED. A revisão vigente é a mesma para todas as unidades, com histórico rastreável.
Como funciona na prática
O processo roda sobre o TOTVS Fluig. A elaboração acontece em um editor dentro do próprio formulário e o código do documento é montado a partir do cadastro de área e de filial, o que elimina a digitação do identificador e as divergências de nomenclatura entre unidades. Documentos que já existiam em Word são importados preservando a numeração original dos tópicos, condição para que o conteúdo continue citável em auditoria.
Na aprovação o sistema gera o PDF oficial e o arquiva no GED como documento imutável, com os aprovadores registrados por papel, nome, matrícula e data. O registro de cópias controladas guarda a distribuição e a justificativa de recolhimento, evidência exigida pelo requisito 7.5.3 da ISO 9001. A consulta ficou em uma central única, com filtro por unidade, área e período, busca e histórico de revisões.